Este recorrido demuestra las siguientes tareas:
Convertir archivos a formato PDF
Combinar varios archivos PDF
Usar Lumin PDF en dispositivos móviles
Hacer que los documentos escaneados sean legibles, buscables y editables
Escenario
Scott, Subgerente de Logística, necesitaba una herramienta de software que le permitiera anotar PDFs y trabajar de forma remota. Sus responsabilidades incluyen gestionar las operaciones diarias, incorporar nuevos clientes y supervisar la importación y exportación de mercancías en toda Oceanía.
Scott recibe varios tipos de documentos, incluidos PDFs, docs, XLSX, PPT y JPEGs de los clientes. En un día típico, procesaría cientos de documentos para garantizar que cada trabajo cumpla con las normas.
Mientras revisaba el conocimiento de embarque, Scott observó una discrepancia entre las mercancías reales que se cargaban en el contenedor y las que figuraban en el sistema. Solo se estaba cargando una caja al por mayor del artículo, en lugar de las diez esperadas. Al verificar, la investigación reveló un error en la cantidad de exportación indicada en un archivo de documento (.doc). Para evitar este tipo de problemas en el futuro, Scott recomendó un nuevo procedimiento para convertir el archivo del pedido a PDF una vez que ha sido verificado y revisado, asegurando la preservación de los datos cruciales.
Estos son los pasos que siguió para convertir archivos con Lumin:
Inicia sesión en tu cuenta de Lumin.
Haz clic en Subir desde tu página de Documentos.
Selecciona la fuente desde la que deseas importar.
Sigue las indicaciones en pantalla para subir y abrir el documento en el editor de Lumin.
Luego, haz clic en Más opciones (3 puntos).
Luego, haz clic en Descargar.
El documento se descarga directamente en tu dispositivo como un archivo PDF.
Después de un mes de éxito con el nuevo proceso, un cliente se comunicó y mencionó que le faltaba una caja al por mayor de su pedido. Scott descubrió que este pedido en particular se había enviado justo un día antes de implementar el nuevo proceso. El cliente fue muy comprensivo y sabía que a veces pueden ocurrir errores, pero aun así requería que se enviara la otra caja. Scott procesó de inmediato el envío de esta caja sin costo alguno. Para garantizar que este pedido quedara registrado, Scott combinó el documento PDF de este pedido con el pedido original.
Estos son los pasos que siguió para combinar archivos en Lumin:
Selecciona Herramientas de página en la barra del menú principal.
Haz clic en la herramienta Combinar.
Haz clic en Subir archivos y elige desde dónde deseas subirlos.
Selecciona el o los archivos que deseas combinar en el documento; puedes subir varios archivos a la vez.
Selecciona Insertar todas las páginas para combinar el documento completo.
a. Ingresa una lista de páginas separadas por comas si solo deseas combinar algunas páginas del documento subido.
b. En el campo Ubicación, selecciona dónde deseas insertar el o los documentos subidos.
Haz clic en Combinar para guardar los cambios.
Como Subgerente, parte de su trabajo es garantizar que las operaciones diarias funcionen sin problemas. Esto implica supervisar al personal que trabaja en distintas partes de su almacén. Esta es también la razón por la que Lumin fue la opción adecuada para él y su equipo; Lumin estaba disponible para descargarse en su tablet de trabajo, y a través de la app puede realizar cualquier tarea como si lo hiciera desde su computadora. También puede colaborar con su gerente en tiempo real, lo que le ahorra tener que ir y venir a la oficina.
Así fue como descargó la app en su tablet
Abre la tienda de aplicaciones del dispositivo móvil: "App Store" para iOS o "Play Store" para Android.
Busca "Lumin PDF" y haz clic en Obtener para iOS o en Instalar para Android.
Por último, inicia sesión en tu cuenta.
CONSEJO: Aquí tienes un artículo sobre cómo puedes iniciar sesión en tu cuenta de Lumin desde tu dispositivo móvil.
Poco a poco, la empresa de Scott comenzó a digitalizar lo que podía, como facturas, registros de importación y exportación, conocimientos de embarque y más. Sin embargo, todavía hay ocasiones en las que reciben documentos impresos de clientes o socios. Para archivarlos, escanean estos documentos y los guardan en su unidad empresarial. Lamentablemente, descubrió que algunos de estos archivos escaneados no son buscables. Por suerte, Lumin cuenta con una herramienta que permite a los usuarios hacer que los archivos no solo sean buscables, sino también legibles y editables.
Así fue como hizo que estos documentos escaneados fueran legibles, buscables y editables automáticamente
Sube un documento escaneado.
Debería aparecer un banner si el editor reconoce el archivo como un documento escaneado
Haz clic en Realizar OCR para que el documento o la imagen sea legible, buscable y
editable.
a. Si el banner no aparece, ve a la categoría Herramientas de página.
b. Haz clic en OCR en la barra de herramientas para realizar el OCR.
Luego, cuando finalice, aparecerá un banner en la esquina superior derecha para confirmar que la acción se completó.
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