Google Workspace, trước đây gọi là G-Suite, mang lại nhiều lợi ích cho nơi làm việc. Nó cung cấp một loạt ứng dụng và dịch vụ được thiết kế để tăng cường giao tiếp, năng suất và sự hợp tác trong các tổ chức.
Lumin PDF giúp tài liệu trở nên sống động hơn với bộ công cụ số cho phép người dùng chia sẻ, hợp tác và ký điện tử tài liệu trên nền tảng đám mây.
Lumin đã hợp tác với Google Workplace để mang lại sự tích hợp liền mạch, cho phép người dùng mở, chỉnh sửa và lưu tệp PDF trực tiếp từ Google Drive, nâng cao hiệu quả công việc.
Hợp tác nâng cao – Lumin tạo điều kiện hợp tác liền mạch trên các tài liệu PDF, nơi nhiều người dùng có thể làm việc đồng thời trên PDF, đưa ra bình luận, chỉnh sửa và chú thích theo thời gian thực, thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả trong nhóm.
Công cụ chú thích nâng cao – các công cụ mà Lumin cung cấp cho phép người dùng đưa ra phản hồi, đánh dấu các phần quan trọng và giao tiếp hiệu quả trong tài liệu PDF. Điều này thúc đẩy giao tiếp rõ ràng và nâng cao chất lượng tổng thể của việc hợp tác trên tài liệu.
Cuối cùng, lưu trữ đám mây an toàn và khả năng truy cập – Lumin PDF cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây cho các tài liệu PDF, đảm bảo lưu trữ an toàn và dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu có kết nối internet.
Hãy tạo tài khoản của bạn
Tạo tài khoản Lumin qua Google Drive
Trong Google Drive, mở một tài liệu bằng Lumin. Nhấp chuột phải vào tài liệu, chọn Mở bằng, rồi chọn Lumin PDF – Chỉnh sửa hoặc Ký Tài liệu.
a. Nếu có người dùng Lumin khác trong tổ chức của bạn, bạn có thể chọn tham gia Không gian làm việc hiện có của họ hoặc yêu cầu quyền truy cập để hợp tác với họ. Ngoài ra, nếu muốn, bạn có thể tạo Không gian làm việc riêng của mình mà không cần tham gia bất kỳ không gian có sẵn nào.
Sau đó, tài liệu của bạn sẽ mở ra và một Không gian làm việc sẽ được tạo cho bạn
tự động.
Ngoài ra, bạn có thể tạo tài khoản Lumin từ trang web
Truy cập www.luminpdf.com và nhấp vào Đăng nhập.
Nhấp vào Đăng ký ở góc trên bên phải.
Sau đó, chọn Đăng nhập bằng Google.
Sau khi chọn tùy chọn này, bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập vào Tài khoản Google của mình. Nếu bạn đã đăng nhập qua Google Chrome, chọn tài khoản bạn muốn sử dụng. Nếu chưa đăng nhập, hãy nhập thông tin đăng nhập Google của bạn.
Làm theo hướng dẫn trên màn hình và hoàn tất việc tạo tài khoản Lumin của bạn.
Tạo Không gian làm việc của bạn
Bước 1:
Sau khi đăng nhập, nhiệm vụ đầu tiên của bạn là thiết lập Không gian làm việc của mình. Đặt tên cho Không gian làm việc của bạn theo ý bạn; có thể là tên tổ chức của bạn.
Bạn có tùy chọn cho phép bất kỳ ai có cùng miền với bạn tự động tham gia Không gian làm việc này, hoặc bạn có thể yêu cầu họ phải được cấp quyền để tham gia bằng cách điều chỉnh cài đặt này khi cần.
Sau đó, chọn mục đích bạn sẽ sử dụng Lumin: Cá nhân, Công việc, hoặc Giáo dục.
Trong Không gian làm việc của bạn, bạn có thể tạo các Không gian, đại diện cho các phòng ban khác nhau trong tổ chức của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này sau khi hoàn tất thiết lập Không gian làm việc của mình.
Bước 2:
Bây giờ, nhiệm vụ tiếp theo của bạn là mời những người hợp tác vào Không gian làm việc của bạn. Đây có thể là bất kỳ ai trong hoặc ngoài tổ chức của bạn mà bạn cần làm việc cùng.
Để mời người từ tổ chức của bạn, nhấp vào Đăng nhập bằng Google để đồng bộ danh bạ Google Workspace của bạn với Lumin.
Chọn tài khoản bạn muốn đồng bộ danh bạ từ đó.
Xem lại các quyền truy cập rồi nhấp vào Tiếp tục để cấp cho Lumin quyền truy cập vào danh bạ của bạn.
Sau đó, bạn có thể chọn những người bằng cách tìm kiếm địa chỉ email của họ. Sau khi nhập địa chỉ email của tất cả mọi người, nhấp vào Mời.
Bước 3:
Sau khi mời những người bạn cần vào Không gian làm việc của mình, bạn đã sẵn sàng! Nhấp vào Bắt đầu để tiếp tục.
Cài đặt Lumin cho tổ chức của bạn
Truy cập Google Workspace Marketplace và tìm Lumin.
Chọn tùy chọn Cài đặt theo miền.
Nhấp vào Tiếp tục.
Chọn Tất cả mọi người trong tổ chức của bạn, và tích Tôi đồng ý.
Nhấp vào Hoàn tất, sau đó việc cài đặt sẽ hoàn thành.
Toàn bộ Không gian làm việc của bạn giờ đây sẽ có thể mở tài liệu trực tiếp từ Google Drive vào Lumin. Tìm hiểu cách thực hiện tại đây.
Truy cập tài liệu từ Google Drive
Việc tích hợp của Lumin với Google Workspace cho phép người dùng truy cập các tệp được lưu trữ trong tài khoản Google Drive của họ. Bạn có thể thực hiện điều này theo hai cách: trực tiếp từ Lumin hoặc từ Google Drive.
Từ Lumin:
Nhấp vào Tải lên từ trang Tài liệu của bạn.
Chọn nguồn bạn muốn nhập từ.
Làm theo hướng dẫn trên màn hình để tải lên và mở tài liệu trong trình soạn thảo Lumin.
Từ Google Drive:
Nhấp chuột phải vào tài liệu bạn muốn mở.
Di chuột qua Mở bằng, rồi nhấp vào Lumin PDF - Chỉnh sửa hoặc Ký Tài liệu.
Tài liệu của bạn sẽ tải và mở trong trình xem và trình soạn thảo Lumin.
Bảo mật tài khoản của bạn
Nhiều tài liệu chứa thông tin nhạy cảm và bí mật mà những cá nhân không được phép không nên có quyền truy cập. Ví dụ bao gồm hồ sơ y tế, báo cáo tài chính và hợp đồng pháp lý. Một số tài liệu chứa bí mật thương mại hoặc thông tin kinh doanh bí mật khác phải được giữ an toàn để tránh bị đánh cắp hoặc sử dụng trái phép bởi các đối thủ cạnh tranh.
Hầu hết các ngành đều phải tuân theo các yêu cầu pháp lý bắt buộc về mức độ bảo mật nhất định cho tài liệu. Ví dụ, các tổ chức y tế phải tuân thủ các quy định HIPAA để đảm bảo bảo vệ quyền riêng tư của bệnh nhân. Trong thời đại số hiện nay, tài liệu dễ bị tấn công mạng, bao gồm hack, lừa đảo (phishing) và phần mềm độc hại. Do đó, việc thực hiện các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để chống lại những mối đe dọa này là điều cần thiết.
Đây là một số điều bạn có thể làm để đảm bảo tài khoản Lumin của bạn được bảo vệ:
Kết nối tài khoản Lumin của bạn với Google Workspace đảm bảo rằng tất cả các tệp của bạn được lưu trữ an toàn và được bảo vệ khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn. Đảm bảo tất cả tài khoản Google của các thành viên trong nhóm của bạn được thiết lập với trình xác thực đa yếu tố để có thêm một lớp bảo vệ.
Bắt buộc đăng nhập bằng Google
Là Quản trị viên Không gian làm việc hoặc Người kiểm duyệt Thanh toán, bạn có thể yêu cầu tất cả mọi người trong Không gian làm việc của bạn phải đăng nhập qua Google.
Chọn tab Bảo mật.
Nhấp vào công tắc để bật/tắt đăng nhập bằng Google
Chọn Bật.
Khi được bật, các thành viên trong nhóm của bạn sẽ phải sử dụng Google để đăng nhập khi truy cập Không gian làm việc.
Cập nhật cài đặt hiển thị Không gian làm việc
Cài đặt hiển thị Không gian làm việc – Thay đổi cài đặt hiển thị của Không gian làm việc thành công khai để tăng cường bảo mật.
Trong ví dụ trên, khi một tài khoản Lumin được tạo với địa chỉ email thuộc miền 'luminpdf.com', các thành viên có thể thấy Không gian làm việc này và yêu cầu tham gia, nhưng họ sẽ cần được Quản trị viên phê duyệt để chính thức trở thành một phần của Không gian làm việc.
Quản lý thành viên Không gian làm việc
Cuối cùng, Quản trị viên Không gian làm việc và Người kiểm duyệt Thanh toán có thể quản lý thành viên Không gian làm việc từ phần Mọi người trong Bảng điều khiển.
Thành viên – danh sách tất cả các thành viên chính thức của Không gian làm việc.
Khách – nơi tất cả khách của Không gian làm việc, thường là người dùng bên ngoài cùng miền, sẽ được liệt kê.
Lời mời đang chờ xử lý – nơi tất cả khách/thành viên sẽ được liệt kê trước khi họ chấp nhận lời mời để trở thành một phần của Không gian làm việc.
Thành viên đang yêu cầu quyền truy cập – nơi người dùng thuộc cùng miền sẽ được liệt kê nếu/khi họ yêu cầu tham gia Không gian làm việc.
Để chỉnh sửa hồ sơ của một thành viên/khách, tìm họ trong danh sách và nhấp vào tùy chọn. Sau đó, chọn từ:
Đặt làm Quản trị viên
Đặt làm Người kiểm duyệt Thanh toán
Xóa Thành viên
MẸO: Tìm hiểu cách điều hướng Bảng điều khiển của bạn tại đây.
Bây giờ mọi thứ đã được thiết lập xong, bạn đã sẵn sàng để bắt tay vào việc. Đây là một số bài viết hữu ích có thể giúp bạn tận dụng tối đa tài khoản Lumin của mình:
Truy cập Trung tâm Trợ giúp để có thêm các tài nguyên hữu ích khác, hoặc liên hệ với đội ngũ hỗ trợ khách hàng đẳng cấp thế giới của chúng tôi tại đây.