Tầm quan trọng của việc chia sẻ tài liệu:
Đã qua rồi cái thời làm việc gắn liền với một địa điểm cố định! Giờ đây, công việc là một không gian, có thể truy cập từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào. Cộng tác bằng cách chia sẻ tài liệu với người khác là điều thiết yếu trong môi trường làm việc hiện đại. Điều này cho phép mọi người trong nhóm cùng làm việc trên một dự án, chia sẻ ý tưởng và tạo ra một sản phẩm cuối cùng gắn kết. Cuối cùng, việc cộng tác và chia sẻ tài liệu là yếu tố thiết yếu để tối đa hóa năng suất của cả nhóm.
Tình huống:
Trong hướng dẫn này, Stefan làm việc tại một công ty khởi nghiệp về marketing hoạt động tại nhiều văn phòng trên khắp thế giới. Một phần công việc của anh là cộng tác với đồng nghiệp từ các nhóm khác nhau để tạo báo cáo và bài thuyết trình cho khách hàng. Bằng cách sử dụng nhiều tùy chọn chia sẻ tài liệu đa dạng của Lumin PDF, Stefan có thể làm việc liền mạch với đồng nghiệp của mình, dù họ ở các địa điểm khác nhau. Tất cả họ đều có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với nhau để xem xét.
Hướng dẫn này minh họa các tác vụ sau:
Chia sẻ tài liệu qua liên kết.
Chia sẻ tài liệu qua lời mời email.
Cách thông báo cho Không gian làm việc hoặc Nhóm của bạn khi có tài liệu được tải lên.
Tìm các tài liệu đã được chia sẻ với bạn.
Chia sẻ tài liệu từ một bình luận.
Chia sẻ tài liệu bằng liên kết
Thông thường, Stefan đã tải lên Không gian làm việc của mình các tài liệu mà anh muốn chia sẻ, và anh thấy chia sẻ tài liệu qua liên kết là cách dễ nhất để chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp. Anh thực hiện việc này theo các bước sau:
Trên trang Tài liệu, nhấp vào ba dấu chấm
ở bên phải tệp bạn muốn chia sẻ.Chọn Chia sẻ.
Nhấp vào Sao chép liên kết.
Chia sẻ liên kết tài liệu với người nhận theo cách bạn muốn.
MẸO: Hãy đảm bảo đặt quyền truy cập thành "Bất kỳ ai trên internet đều có thể xem liên kết". Để làm điều đó, nhấp vào Thay đổi và chọn tùy chọn đó từ menu thả xuống bên trái.
Bạn cũng có thể đặt quyền truy cập của họ thành Người xem, Người bình luận hoặc Người chỉnh sửa bằng cách chọn từ menu thả xuống bên phải.
Sau đó, nhấp vào Xong.
Chia sẻ tài liệu qua lời mời email
Stefan nhận thấy rằng đôi khi việc chia sẻ liên kết với đồng nghiệp qua tin nhắn riêng tư dễ bị bỏ sót. Anh nhận thấy rằng đối với một số đồng nghiệp có xu hướng hay quên, việc chia sẻ tài liệu qua lời mời email tỏ ra hữu ích. Để làm điều này, anh đã thực hiện theo các bước sau:
Trên trang Tài liệu, nhấp vào ba dấu chấm ở bên phải tệp bạn muốn chia sẻ.
Nhấp vào Chia sẻ.
Chọn một người từ danh sách hoặc nhập (các) địa chỉ email mà bạn muốn chia sẻ tài liệu.
Từ menu thả xuống Có thể xem, chọn hoạt động mà mọi người có thể thực hiện trên tệp được chia sẻ.
Nhập tin nhắn, nếu cần.
Nhấp vào Lưu.
Người nhận sẽ nhận được email có nút để mở tệp.
Cách thông báo cho Không gian làm việc hoặc Nhóm của bạn khi có tài liệu được tải lên
Khi nơi làm việc của Stefan tiếp tục hành trình số hóa, một số thành viên trong nhóm vẫn cần một lời nhắc nhở nhẹ nhàng để được thông báo khi có tài liệu mới được tải lên Không gian làm việc hoặc không gian nhóm của họ. Anh thực hiện việc này bằng cách:
Điều hướng đến trang tải tài liệu lên của Lumin.
Trong mục Tài liệu, ở bên trái, chọn tên Không gian làm việc của bạn hoặc Không gian (tùy thuộc vào việc bạn muốn chia sẻ tài liệu của mình với toàn bộ Không gian làm việc, hay chỉ với một nhóm/Không gian cụ thể).
Chọn Tải lên để tải tài liệu của bạn lên Không gian làm việc hoặc thư mục Không gian. Bạn có thể tải lên từ Google Drive, Dropbox, OneDrive và bộ nhớ cục bộ của thiết bị.
Tìm các tài liệu đã được chia sẻ với bạn
Là một thành viên cấp cao, Stefan xử lý khá nhiều tài liệu mỗi ngày. Anh có thể dễ dàng truy cập tất cả các tài liệu đã được chia sẻ với mình bằng cách thực hiện theo các bước sau:
Menu Tài liệu của bạn sắp xếp các tệp mà người khác đã chia sẻ với bạn trong menu Đã chia sẻ với tôi.
Truy cập trang Tài liệu trong Lumin.
Trong menu bên trái, dưới mục Tài liệu, chọn Đã chia sẻ với tôi.
Các tài liệu và thư mục mà người khác đã chia sẻ với bạn sẽ hiển thị.
Chia sẻ tài liệu từ một bình luận
Trong khi xem lại các tài liệu đã được chia sẻ với mình, anh cũng có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với người khác bằng cách nhắc đến họ trong một bình luận. Anh thực hiện việc này theo các bước sau:
Trong tài liệu, chọn công cụ bình luận.
Nhấp vào vị trí bạn muốn đặt bình luận.
Trong ô bình luận, gõ "@" theo sau là địa chỉ email hoặc tên của người bạn muốn chia sẻ cùng.
Sau đó, nhấp vào Bình luận.
Người đó sau đó sẽ nhận được email thông báo về lượt nhắc đến này.
Các bước tiếp theo:
Với vai trò Quản trị viên hoặc Người kiểm duyệt Thanh toán, chúng tôi khuyên bạn nên tìm hiểu thêm về cách điều hướng Bảng điều khiển Không gian làm việc của bạn tại đây.