Importancia de compartir documentos:
¡Se acabaron los días en que el trabajo era un lugar! Ahora el trabajo es un espacio, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Colaborar compartiendo documentos con otras personas es esencial en el lugar de trabajo moderno. Permite que todo el equipo trabaje junto en un proyecto, comparta ideas y cree un producto final cohesionado. En definitiva, la colaboración y el intercambio de documentos son esenciales para maximizar la productividad de todo el equipo.
Escenario:
Para este recorrido, Stefan trabaja en una agencia de marketing emergente que opera en varias oficinas alrededor del mundo. Parte de su trabajo consiste en colaborar con colegas de diferentes equipos para crear informes y presentaciones para los clientes. Al usar la variedad de opciones de uso compartido de documentos de Lumin PDF, Stefan puede trabajar sin problemas con sus colegas, aunque estén en distintas ubicaciones. Todos pueden compartir documentos fácilmente entre sí para revisarlos.
Este recorrido muestra las siguientes tareas:
Compartir un documento mediante un enlace.
Compartir un documento mediante invitación por correo electrónico.
Cómo notificar a tu espacio de trabajo o equipo cuando se sube un documento.
Localizar documentos que se han compartido contigo.
Compartir un documento desde un comentario.
Compartir un documento con un enlace
A menudo, Stefan ya tiene subidos a su espacio de trabajo los documentos que quiere compartir, y le resulta más sencillo compartirlos mediante un enlace con sus colegas. Para ello, sigue estos pasos:
En la página Documentos, haz clic en los tres puntos
a la derecha del archivo que quieres compartir.Selecciona Compartir.
Haz clic en Copiar enlace.
Comparte el enlace del documento con el destinatario como prefieras.
CONSEJO: Asegúrate de configurar el acceso como "Cualquier persona en internet puede ver el enlace". Para ello, haz clic en Cambiar y elige esa opción en el menú desplegable de la izquierda.
También puedes definir su acceso como Lector, Comentarista o Editor mediante el menú desplegable de la derecha.
Después, haz clic en Listo.
Compartir un documento mediante invitación por correo electrónico
Stefan descubrió que, a veces, compartir un enlace con sus colegas mediante un mensaje privado se pasaba fácilmente por alto. Para algunos de sus colegas más despistados, compartir un documento mediante una invitación por correo electrónico resultó muy útil. Para ello, siguió estos pasos:
En la página Documentos, haz clic en los tres puntos a la derecha del archivo que quieres compartir.
Haz clic en Compartir.
Selecciona una persona de la lista o escribe la(s) dirección(es) de correo electrónico con la(s) que deseas compartir el documento.
En el menú desplegable Puede ver, selecciona la actividad que las personas pueden realizar en el archivo compartido.
Escribe un mensaje, si es necesario.
Haz clic en Guardar.
Los destinatarios recibirán un correo electrónico con un botón para abrir el archivo.
Cómo notificar a tu espacio de trabajo o equipo cuando se sube un documento
A medida que el lugar de trabajo de Stefan avanza en su proceso de digitalización, algunos miembros del equipo todavía necesitan un recordatorio amable para enterarse cuando se sube un documento nuevo a sus espacios de trabajo o de equipo. Lo hace así:
En Documentos, a la izquierda, selecciona el nombre de tu espacio de trabajo o Espacios (según si quieres compartir tu documento con todo el espacio de trabajo o solo con un equipo/espacio concreto).
Selecciona Subir para cargar tu documento en el espacio de trabajo o en la carpeta de Espacios. Puedes subirlo desde Google Drive, Dropbox, OneDrive y el almacenamiento local del dispositivo.
Localizar documentos que se han compartido contigo
Como miembro sénior, Stefan procesa bastantes documentos al día. Puede acceder fácilmente a todos los documentos que se han compartido con él siguiendo estos pasos:
Tu menú de Documentos organiza los archivos que otras personas han compartido contigo bajo el menú Compartido conmigo.
Ve a la página Documentos en Lumin.
En el menú de la izquierda, bajo Documentos, selecciona Compartido conmigo.
Se mostrarán los documentos y carpetas que otras personas han compartido contigo.
Compartir un documento desde un comentario
Mientras revisa documentos compartidos con él, Stefan también puede compartir fácilmente un documento con otra persona mencionándola en un comentario. Para ello, sigue estos pasos:
En el documento, selecciona la herramienta de comentarios.
Haz clic donde quieras colocar el comentario.
En el campo de comentario, escribe "@" seguido de la dirección de correo electrónico o el nombre de la persona con la que deseas compartirlo.
Después, haz clic en Comentar.
Esa persona recibirá entonces un correo electrónico notificándole de esta mención.
Próximos pasos:
Como Administrador o Moderador de facturación, te recomendamos aprender más sobre cómo navegar por el Panel de tu espacio de trabajo aquí.