Google Workspace, anteriormente conocido como G-Suite, ofrece numerosas ventajas en el lugar de trabajo. Proporciona una gama de aplicaciones y servicios diseñados para mejorar la comunicación, la productividad y la colaboración dentro de las organizaciones.
Lumin PDF ayuda a dar vida a los documentos con un conjunto de herramientas digitales que permiten a los usuarios compartir, colaborar y firmar electrónicamente documentos en la nube.
Lumin se asoció con Google Workplace para ofrecer una integración perfecta donde los usuarios pueden abrir, editar y guardar PDFs directamente desde Google Drive, mejorando la eficiencia del flujo de trabajo.
Colaboración mejorada: Lumin facilita la colaboración fluida en documentos PDF, donde varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en los PDFs, haciendo comentarios, ediciones y anotaciones en tiempo real, fomentando una colaboración eficiente dentro del equipo.
Herramientas de anotación avanzadas: las herramientas que ofrece Lumin permiten a los usuarios dar retroalimentación, marcar secciones importantes y comunicarse de manera efectiva dentro del documento PDF. Esto promueve una comunicación clara y mejora la calidad general de la colaboración en documentos.
Por último, almacenamiento en la nube seguro y accesibilidad: Lumin PDF ofrece almacenamiento en la nube para documentos PDF, garantizando un almacenamiento seguro y una fácil accesibilidad desde cualquier lugar con conexión a internet.
Creemos tu cuenta
Crea una cuenta de Lumin a través de Google Drive
En Google Drive, abre un documento con Lumin. Haz clic derecho en el documento, selecciona Abrir con y luego elige Lumin PDF – Editar o Firmar Documentos.
a. Si hay otros usuarios de Lumin en tu organización, puedes optar por unirte a sus Espacios de trabajo existentes o solicitar acceso para colaborar con ellos. Alternativamente, si lo prefieres, puedes crear tu propio Espacio de trabajo sin unirte a ninguno preestablecido.
Después de eso, tu documento se abrirá y se creará un Espacio de trabajo para ti
automáticamente.
Alternativamente, puedes crear una cuenta de Lumin desde el sitio web
Visita www.luminpdf.com y haz clic en Iniciar sesión.
Haz clic en Registrarse en la esquina superior derecha.
Luego, selecciona Iniciar sesión con Google.
Una vez que hagas esta selección, se te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de Google. Si ya has iniciado sesión a través de Google Chrome, selecciona la cuenta que deseas usar. Si actualmente no has iniciado sesión, ingresa tus credenciales de Google para acceder.
Sigue las indicaciones en pantalla y termina de crear tu cuenta de Lumin.
Creando tu Espacio de trabajo
Paso 1:
Una vez que hayas iniciado sesión, tu primera tarea es configurar tu Espacio de trabajo. Nombra tu Espacio de trabajo como prefieras; podría ser el nombre de tu organización.
Tienes la opción de permitir que cualquier persona con el mismo dominio que tú se una a este Espacio de trabajo automáticamente, o puedes requerir permiso para que se unan ajustando esta configuración según sea necesario.
Luego, selecciona para qué usarás Lumin: Personal, Trabajo o Educación.
Dentro de tu Espacio de trabajo, puedes crear Spaces, que representan diferentes departamentos dentro de tu organización. Puedes hacer esto después de haber terminado de configurar tu Espacio de trabajo.
Paso 2:
Ahora, tu siguiente tarea es invitar colaboradores a tu Espacio de trabajo. Esto puede ser cualquier persona dentro o fuera de tu organización con la que necesites trabajar.
Para invitar a personas de tu organización, haz clic en Iniciar sesión con Google para sincronizar tus contactos de Google Workspace con Lumin.
Elige la cuenta desde la cual deseas sincronizar tus contactos.
Revisa los permisos de acceso y luego haz clic en Continuar para otorgar a Lumin acceso a tus contactos.
Luego, puedes seleccionar a las personas buscando sus direcciones de correo electrónico. Una vez que hayas ingresado la dirección de correo electrónico de todos, haz clic en Invitar.
Paso 3:
Una vez que hayas invitado a quienes necesitas en tu Espacio de trabajo, ¡todo listo! Haz clic en Comenzar para continuar.
Instalando Lumin para tu organización
Ve a Google Workspace Marketplace y busca Lumin.
Selecciona la opción Instalar en el dominio.
Haz clic en Continuar.
Selecciona Todos en tu organización y marca Acepto.
Haz clic en Finalizar y luego se completará la instalación.
Todo tu Espacio de trabajo ahora podrá abrir documentos directamente desde Google Drive en Lumin. Descubre cómo hacerlo aquí.
Accediendo a documentos desde Google Drive
La integración de Lumin con Google Workspace permite a los usuarios acceder a archivos almacenados en sus cuentas de Google Drive. Puedes hacerlo de dos maneras: directamente desde Lumin o desde Google Drive.
Desde Lumin:
Haz clic en Subir desde tu página de Documentos.
Selecciona la fuente desde la que deseas importar.
Sigue las indicaciones en pantalla para subir y abrir el documento en el editor de Lumin.
Desde Google Drive:
Haz clic derecho en el documento que deseas abrir.
Pasa el cursor sobre Abrir con y luego haz clic en Lumin PDF - Editar o Firmar Documentos.
Tu documento ahora se cargará y abrirá en el visor y editor de Lumin.
Protegiendo tu cuenta
Muchos documentos contienen información sensible y confidencial a la que las personas no autorizadas no deberían poder acceder. Algunos ejemplos incluyen historiales médicos, estados financieros y contratos legales. Algunos documentos que contienen secretos comerciales u otra información empresarial confidencial deben mantenerse seguros para evitar el robo o el uso no autorizado por parte de la competencia.
La mayoría de las industrias están sujetas a requisitos legales que exigen ciertos niveles de seguridad para los documentos. Por ejemplo, las organizaciones de atención médica deben cumplir con las regulaciones HIPAA para garantizar la protección de la privacidad del paciente. En la era digital actual, los documentos son vulnerables a los ciberataques, incluidos el hackeo, el phishing y el malware. Por lo tanto, es esencial implementar medidas de seguridad sólidas para protegerse contra estas amenazas.
Aquí tienes algunas cosas que puedes hacer para asegurarte de que tu cuenta de Lumin esté protegida:
Conectar tu cuenta de Lumin con Google Workspace garantiza que todos tus archivos estén almacenados de forma segura y protegidos contra posibles amenazas. Asegúrate de que las cuentas de Google de todos los miembros de tu equipo estén configuradas con un autenticador multifactor para una capa adicional de protección.
Exige el inicio de sesión con Google
Como Administrador del Espacio de trabajo o Moderador de facturación, puedes hacer que iniciar sesión a través de Google sea un requisito para todos en tu Espacio de trabajo.
Selecciona la pestaña Seguridad.
Haz clic en el interruptor para activar/desactivar el inicio de sesión con Google
Selecciona Habilitar.
Cuando esté habilitado, los miembros de tu equipo deberán usar Google para iniciar sesión y acceder al Espacio de trabajo.
Actualiza la configuración de visibilidad del Espacio de trabajo
Configuración de visibilidad del Espacio de trabajo: modifica la configuración de visibilidad de tu Espacio de trabajo a pública para mejorar la seguridad.
En el ejemplo anterior, cuando se crea una cuenta de Lumin con una dirección de correo electrónico con el dominio 'luminpdf.com', los miembros pueden ver este Espacio de trabajo y solicitar unirse, pero necesitarán la aprobación del Administrador para pasar a formar parte oficialmente del Espacio de trabajo.
Administra los miembros del Espacio de trabajo
Por último, los Administradores del Espacio de trabajo y los Moderadores de facturación pueden administrar los miembros del Espacio de trabajo desde la sección Personas en el Panel.
Miembros: una lista de todos los miembros oficiales del Espacio de trabajo.
Invitados: donde se enumerarán todos los invitados del Espacio de trabajo, que suelen ser usuarios fuera del mismo dominio.
Invitaciones pendientes: donde se enumerarán todos los invitados/miembros antes de aceptar la invitación para formar parte del Espacio de trabajo.
Miembro(s) que solicitan acceso: donde se enumerarán los usuarios del mismo dominio si/cuando solicitan unirse al Espacio de trabajo.
Para modificar el perfil de un miembro/invitado, localízalo en la lista y haz clic en opciones. Luego, elige entre:
Hacer Administrador
Hacer Moderador de facturación
Eliminar Miembro
CONSEJO: Aprende a navegar por tu Panel aquí.
Ahora que ya está todo configurado, estás listo para ponerte manos a la obra. Aquí tienes algunos artículos útiles que pueden ayudarte a aprovechar al máximo tu cuenta de Lumin:
Visita el Centro de ayuda para más recursos útiles, o contacta a nuestro equipo de soporte de primer nivel aquí.