Importance du partage de documents:
L'époque où le travail était un lieu est révolue ! Le travail est désormais un espace, accessible partout et à tout moment. Collaborer en partageant des documents avec les autres est essentiel dans le lieu de travail moderne. Cela permet à toute l'équipe de travailler ensemble sur un projet, de partager des idées et de créer un produit final cohérent. En définitive, la collaboration et le partage de documents sont essentiels pour maximiser la productivité de toute l'équipe.
Scénario:
Pour cette présentation, Stefan travaille dans une agence de marketing en démarrage qui opère dans plusieurs bureaux à travers le monde. Une partie de son travail consiste à collaborer avec des collègues de différentes équipes pour créer des rapports et des présentations pour les clients. En utilisant la variété d'options de partage de documents de Lumin PDF, Stefan est capable de travailler en toute fluidité avec ses collègues, même s'ils se trouvent dans des lieux différents. Ils peuvent tous facilement se partager des documents pour les examiner.
Cette présentation illustre les tâches suivantes:
Partager un document via un lien.
Partager un document via une invitation par e-mail.
Comment notifier votre espace de travail ou équipe lorsqu'un document est téléversé.
Localiser les documents qui ont été partagés avec vous.
Partager un document depuis un commentaire.
Partager un document avec un lien
Souvent, Stefan a déjà téléversé dans son espace de travail les documents qu'il souhaite partager, et il trouve que partager les documents via un lien est le moyen le plus simple de les partager avec ses collègues. Il procède ainsi:
Sur la page Documents, cliquez sur les trois points
à droite du fichier que vous souhaitez partager.Sélectionnez Partager.
Cliquez sur Copier le lien.
Partagez le lien du document avec le destinataire de la manière que vous souhaitez.
CONSEIL: Assurez-vous de définir l'accès sur "N'importe qui sur Internet peut consulter le lien". Pour cela, cliquez sur Modifier et choisissez cette option dans le menu déroulant à gauche.
Vous pouvez également définir leur accès sur Lecteur, Commentateur ou Éditeur via le menu déroulant à droite.
Puis cliquez sur Terminé.
Partager un document via une invitation par e-mail
Stefan a découvert que, parfois, partager un lien à ses collègues via un message privé pouvait facilement passer inaperçu. Il a constaté que pour certains de ses collègues ayant tendance à oublier, partager un document via une invitation par e-mail s'avérait bénéfique. Pour ce faire, il a suivi les étapes ci-dessous:
Sur la page Documents, cliquez sur les trois points à droite du fichier que vous souhaitez partager.
Cliquez sur Partager.
Sélectionnez une personne dans la liste ou saisissez la ou les adresses e-mail avec lesquelles vous souhaitez partager le document.
Dans le menu déroulant Peut consulter, sélectionnez l'activité que les personnes peuvent effectuer sur le fichier partagé.
Saisissez un message, si nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer.
Les destinataires recevront un e-mail avec un bouton pour ouvrir le fichier.
Comment notifier votre espace de travail ou équipe lorsqu'un document est téléversé
Alors que le lieu de travail de Stefan poursuit sa transformation numérique, certains membres de l'équipe ont encore besoin d'un rappel amical pour être avisés lorsqu'un nouveau document est téléversé dans leurs espaces de travail ou d'équipe. Il procède ainsi:
Accédez à la page de téléversement de documents Lumin.
Sous Documents, à gauche, sélectionnez le nom de votre espace de travail ou Espaces (selon que vous souhaitez partager votre document avec tout l'espace de travail, ou seulement avec une équipe/un espace particulier).
Sélectionnez Téléverser pour téléverser votre document dans l'espace de travail ou le dossier Espaces. Vous pouvez téléverser depuis Google Drive, Dropbox, OneDrive et le stockage local de l'appareil.
Localiser les documents qui ont été partagés avec vous
En tant que membre senior, Stefan traite un bon nombre de documents par jour. Il peut facilement accéder à tous les documents qui ont été partagés avec lui en suivant les étapes ci-dessous:
Votre menu Documents organise les fichiers que d'autres ont partagés avec vous sous le menu Partagé avec moi.
Accédez à la page Documents dans Lumin.
Dans le menu de gauche, sous Documents, sélectionnez Partagé avec moi.
Les documents et dossiers que d'autres ont partagés avec vous s'afficheront.
Partager un document depuis un commentaire
En examinant les documents qui ont été partagés avec lui, il peut également facilement partager un document avec quelqu'un d'autre en le mentionnant dans un commentaire. Il procède ainsi:
Dans le document, sélectionnez l'outil de commentaire.
Cliquez à l'endroit où vous souhaitez placer le commentaire.
Dans le champ de commentaire, saisissez "@" suivi de l'adresse e-mail ou du nom de la personne avec qui vous souhaitez le partager.
Puis cliquez sur Commenter.
La personne recevra alors un e-mail l'informant de cette mention.
Prochaines étapes:
En tant qu'administrateur ou modérateur de facturation, nous vous recommandons d'en savoir plus sur la navigation dans le tableau de bord de votre espace de travail ici.