Ce tutoriel présente les tâches suivantes:
Convertir des fichiers au format PDF
Fusionner plusieurs fichiers PDF
Utiliser Lumin PDF sur des appareils mobiles
Rendre les documents numérisés lisibles, consultables et modifiables
Scénario
Scott, adjoint au responsable logistique, avait besoin d'un outil logiciel lui permettant d'annoter des PDF et de travailler à distance. Ses responsabilités incluent la gestion des opérations quotidiennes, l'intégration de nouveaux clients et la supervision de l'import et l'export de marchandises à travers l'Océanie.
Scott reçoit différents types de documents de la part des clients, notamment des PDF, des docs, des XLSX, des PPT et des JPEG. Un jour typique, il traiterait des centaines de documents pour s'assurer que chaque dossier soit conforme.
En examinant le connaissement, Scott a observé un écart entre les marchandises réellement chargées dans le conteneur et celles indiquées dans le système. Une seule caisse en gros de l'article était chargée, au lieu des dix attendues. Après vérification, l'enquête a révélé une erreur dans la quantité d'exportation indiquée dans un fichier document (.doc). Pour éviter ce type de problème à l'avenir, Scott a recommandé une nouvelle procédure consistant à convertir le fichier de commande en PDF une fois qu'il a été vérifié et contrôlé, assurant ainsi la préservation des données essentielles.
Voici les étapes qu'il a suivies pour convertir des fichiers avec Lumin:
Connectez-vous à votre compte Lumin.
Cliquez sur Télécharger depuis votre page Documents.
Sélectionnez la source à partir de laquelle vous souhaitez importer.
Suivez les instructions à l'écran pour télécharger et ouvrir le document dans l'éditeur Lumin.
Ensuite, cliquez sur Plus d'options (3 points).
Ensuite, cliquez sur Télécharger.
Le document se télécharge directement sur votre appareil au format PDF.
Après un mois de succès avec le nouveau processus, un client a contacté l'entreprise pour signaler qu'il manquait une caisse en gros à sa commande. Scott a découvert que cette commande précise avait été expédiée seulement un jour avant la mise en place du nouveau processus. Le client s'est montré très compréhensif, sachant que des erreurs peuvent parfois se produire, mais a tout de même demandé que l'autre caisse soit expédiée. Scott a immédiatement traité l'expédition de cette caisse gratuitement. Pour s'assurer que cette commande soit bien enregistrée, Scott a fusionné le document PDF de cette commande avec la commande d'origine.
Voici les étapes qu'il a suivies pour fusionner des fichiers dans Lumin:
Sélectionnez Outils de page dans la barre de menu principale.
Cliquez sur l'outil Fusionner.
Cliquez sur Télécharger des fichiers et choisissez d'où vous souhaitez les télécharger.
Sélectionnez le ou les fichiers que vous souhaitez fusionner dans le document; vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers à la fois.
Sélectionnez Insérer toutes les pages pour fusionner l'intégralité du document.
a. Saisissez une liste de pages séparées par des virgules si vous souhaitez fusionner uniquement certaines pages du document téléchargé.
b. Dans le champ Emplacement, sélectionnez où vous souhaitez insérer le ou les documents téléchargés.
Cliquez sur Fusionner pour enregistrer les modifications.
En tant qu'adjoint au responsable, une partie de son travail consiste à s'assurer que les opérations quotidiennes se déroulent aussi bien que possible. Cela implique de superviser le personnel travaillant dans différentes parties de son entrepôt. C'est aussi pour cette raison que Lumin était l'outil idéal pour lui et son équipe ; Lumin pouvait être téléchargé sur sa tablette professionnelle, et grâce à l'application, il peut effectuer toutes les tâches comme s'il était sur son ordinateur. Il peut également collaborer avec son responsable en temps réel, ce qui lui évite de faire des allers-retours au bureau.
Voici comment il a téléchargé l'application sur sa tablette
Ouvrez l'App Store de l'appareil mobile - 'App Store' pour iOS ou 'Play Store' pour Android.
Recherchez 'Lumin PDF' et cliquez sur Obtenir pour iOS ou sur Installer pour Android.
Enfin, connectez-vous à votre compte.
CONSEIL: Voici un article sur la façon de vous connecter à votre compte Lumin depuis votre appareil mobile.
Peu à peu, l'entreprise de Scott a commencé à numériser ce qu'elle pouvait, comme les factures, les registres d'import et d'export, les connaissements, et plus encore. Cependant, il arrive encore qu'ils reçoivent des documents imprimés de la part de clients ou de partenaires. Pour les classer, ils numérisent ces documents et les stockent sur leur disque professionnel. Malheureusement, il a constaté que certains de ces fichiers numérisés n'étaient pas consultables. Heureusement, Lumin dispose d'un outil permettant aux utilisateurs de rendre les fichiers non seulement consultables, mais aussi lisibles et modifiables.
Voici comment il a rendu automatiquement ces documents numérisés lisibles, consultables et modifiables
Téléchargez un document numérisé.
Une bannière devrait apparaître si l'éditeur reconnaît le fichier comme un document numérisé
Cliquez sur Effectuer l'OCR pour rendre le document ou l'image lisible, consultable et modifiable.
a. Si la bannière n'apparaît pas, accédez à la catégorie Outils de page.
b. Cliquez sur OCR dans la barre d'outils pour effectuer l'OCR.
Ensuite, une fois terminé, une bannière confirmant que l'action est terminée apparaîtra dans le coin supérieur droit.
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