Importância de compartilhar documentos:
Já se foram os dias em que o trabalho era um lugar! Agora, o trabalho é um espaço, acessível de qualquer lugar, a qualquer momento. Colaborar compartilhando documentos com outras pessoas é essencial no ambiente de trabalho moderno. Isso permite que toda a equipe trabalhe em conjunto em um projeto, compartilhe ideias e crie um produto final coeso. Em última análise, a colaboração e o compartilhamento de documentos são essenciais para maximizar a produtividade de toda a equipe.
Cenário:
Para este passo a passo, Stefan trabalha em uma agência de marketing iniciante que opera em vários escritórios ao redor do mundo. Parte do seu trabalho é colaborar com colegas de diferentes equipes para criar relatórios e apresentações para clientes. Usando a variedade de opções de compartilhamento de documentos do Lumin PDF, Stefan consegue trabalhar perfeitamente com seus colegas, mesmo estando em locais diferentes. Todos podem compartilhar documentos facilmente entre si para revisão.
Este passo a passo demonstra as seguintes tarefas:
Compartilhar um documento por meio de um link.
Compartilhar um documento por meio de convite por e-mail.
Como notificar seu Workspace ou Equipe quando um documento é enviado.
Localizar documentos que foram compartilhados com você.
Compartilhar um documento a partir de um comentário.
Compartilhar um documento com um link
Frequentemente, Stefan já tem os documentos que deseja compartilhar enviados em seu Workspace, e ele acha que compartilhar documentos por meio de um link é a maneira mais fácil de compartilhar documentos com seus colegas. Ele faz isso seguindo os passos abaixo:
Na página Documentos, clique nos três pontos
à direita do arquivo que deseja compartilhar.Selecione Compartilhar.
Clique em Copiar link.
Compartilhe o link do documento com o destinatário da forma que desejar.
DICA: Certifique-se de definir o acesso como "Qualquer pessoa na internet pode ver o link". Para isso, clique em Alterar e escolha essa opção no menu suspenso à esquerda.
Você também pode definir o acesso deles como Leitor, Comentarista ou Editor escolhendo no menu suspenso à direita.
Em seguida, clique em Concluído.
Compartilhar um documento por meio de convite por e-mail
Stefan descobriu que, ocasionalmente, compartilhar um link com seus colegas por meio de uma mensagem privada podia passar despercebido. Ele percebeu que, para alguns colegas que tendem a esquecer, compartilhar um documento por meio de um convite por e-mail se mostrou benéfico. Para isso, ele seguiu os passos abaixo:
Na página Documentos, clique nos três pontos à direita do arquivo que deseja compartilhar.
Clique em Compartilhar.
Selecione uma pessoa na lista ou digite o(s) endereço(s) de e-mail com quem deseja compartilhar o documento.
No menu suspenso Pode visualizar, selecione a atividade que as pessoas podem realizar no arquivo compartilhado.
Digite uma mensagem, se necessário.
Clique em Salvar.
Os destinatários receberão um e-mail com um botão para abrir o arquivo.
Como notificar seu Workspace ou Equipe quando um documento é enviado
Enquanto o local de trabalho de Stefan avança em sua jornada de digitalização, alguns membros da equipe ainda precisam de um lembrete gentil para serem avisados quando um novo documento é enviado para seus Workspaces ou espaços de equipe. Ele faz isso da seguinte forma:
Em Documentos, à esquerda, selecione o nome do seu Workspace ou Espaços (dependendo se deseja compartilhar seu documento com todo o Workspace, ou apenas com uma equipe/espaço específico).
Selecione Enviar para enviar seu documento para o Workspace ou a pasta de Espaços. Você pode enviar do Google Drive, Dropbox, OneDrive e armazenamento local do dispositivo.
Localizar documentos que foram compartilhados com você
Como membro sênior, Stefan processa bastante documentos por dia. Ele pode acessar facilmente todos os documentos que foram compartilhados com ele seguindo os passos abaixo:
Seu menu Documentos organiza os arquivos que outros compartilharam com você no menu Compartilhado comigo.
Vá para a página Documentos no Lumin.
No menu à esquerda, em Documentos, selecione Compartilhado comigo.
Os documentos e pastas que outros compartilharam com você serão exibidos.
Compartilhar um documento a partir de um comentário
Ao revisar documentos que foram compartilhados com ele, ele também pode compartilhar facilmente um documento com outra pessoa mencionando-a em um comentário. Ele faz isso seguindo os passos abaixo:
No documento, selecione a ferramenta de comentário.
Clique onde deseja posicionar o comentário.
No campo de comentário, digite "@" seguido do endereço de e-mail ou nome da pessoa com quem deseja compartilhar.
Em seguida, clique em Comentar.
A pessoa então receberá um e-mail notificando-a sobre essa menção.
Próximos passos:
Como Administrador ou Moderador de Faturamento, recomendamos aprender mais sobre como navegar pelo Painel do seu Workspace aqui.